مدیریت اجرایی MBA
دوره مدیریت فروش و بازاریابی حرفه ای

مدیریت زمان

 مدیریت زمان

چکیده

استفاده موثر و اثر بخش از زمان ضرورتی اجتناب ناپذیر برای موفقیت درعرصه کار و زندگی است . مدیریت زمان شامل مجموعه ای از مهارتها برای کنترل کردن و استفاده بهتر از زمان است . این مقاله به تشریح مفاهیم و اصول مدیریت زمان پرداخته وفنون و ابزاری را برای مدیریت زمان درمحیط  زندگی و کار ارائه می کند .

۱-مقدمه :

راه های مختلفی برای بیان درک ما از زمان وجود دارد . برای قرنها مردم ازحرکت ماه ، ساعت آفتابی ،اذان ،زنگ ملیسا برای تنظیم برنامه زمانی روزانه خود استفاده کردند تا اینکه درقرن دوازدهم راهبان کاتولیک ساعت هایی رابرای تنظیم فعالیت های خود ساختند .

درطول تاریخ تمدن ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته اند و این توجه دراین دوران نیز وجود دارد و عباراتی مانند ((وقت طلاست)) گویای این توجه است . جوامع امروزی جوامعی هستند که در آنها تعداد ساعات کافی در طول روز وجود ندارد و فناوری های نو محیطی فراهم آورده اند که تقریبا درمدت زمان کم می توان به خیلی از اطلاعات دسترسی پیدا کرد و خیلی کارها را سریعتر و آسانتر انجام داد اما تمایل به سریعتر انجام دادن کارها و بیشتر کار انجام دادن روز به روز بیشتر می شود .

۲-اصول عمومی مدیریت زمان

 

مدیریت زمان مجموعه ای از مهارتها ست که شما را دراستفاده موثر از زمان کمک می کنند . رهنمودهای عمومی وجود دارند که می توانند برای مدیریت زمان درحوزه های متفاوت مانند خانه ،مدرسه و کار استفاده شوند . دراین بخش ابتدا دلایل استفاده نکردن مردم از مدیریت زمان و مزایای حاصل از مدیریت زمان را مورد بررسی قرار می دهیم .

احتمالا روشن ترین دلیل عدم استفاده از مدیریت زمان این است که مردم نمی دانند مدیریت زمان چیست . دلیل دوم سستی و تنبلی است ،بعضی مردم فاقد هدف و انگیزش لازم برای برنامه ریزی موثر هستند گروه سومی که از مدیریت زمان استفاده نمی کنند آْنهایی هستند که دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت (دقیقه نود) و شرایط بحران کار کنند .

۲-۱چگونه وقت خود را می گذرانید ؟

وقتی تصمیم گرفتید که از استراتژی های مدیریت زمان استفاده کنید از همان زمان باید شروع کنید . اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است که درحال حاضر از وقت خود استفاده می کنید و این کار نباید از طریق حافظه انجام شود . ممکن است شما اکثریت زمانهای بیکاری خود رابه یاد نیاورید یا قادر نباشید زمانهایی را که صرف مکالمات طولانی می کنید دقیقا بیاد آورید . برای ثبت نحوه گذراندن وقت می توانید از یک دفتر یادداشت ،دفتر گزارش فعالیت یایک دفتربرنامه ریزی با بخش های تفکیک شده به ساعت برای ردیابی فعالیتها استفاده کنید . نه تنها آنچه که درطول روز انجام می دهید بلکه احساس خود (خسته ،پرانرژی ، عصبانی ،بی حال و…) را ثبت کنید . هر وقت که فعالیت خود را تغییر می دهید نوع فعالیت و زمان شروع آن راثبت کنید .

پس از ثبت فعالیتها برای چندین روز یادداشت ها آماده برای تحلیل هستند خیلی از فعالیتهای ثبت شده درگزارش به صورت بارزدیده می شوند چراکه وقت زیادی صرف آنها شده است .

۲-۲اولویت بندی فعالیت ها

 

اولویت بندی یکی از مهمترین قدم های مدیریت زمان است .این عمل کمک می کند که موارد زمان بر که نه اوقات خوشی را ترتیب می دهند و نه کمک می کنند که به اهداف خود دست یابید را حذف کنید . این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد با تصمیم گیری در خصوص فعالیتهای که باید انجام دهید و فعالیتهایی را که باید حذف کنید اولویت بندی راآغاز کنید

۲-۳برنامه ریزی

 

برنامه ریزی در زندگی شخصی و حرفه ای متفاوت از هم انجام می شود . در برنامه ریزی شخصی ،برنامه ریزی از طریق هدفگذاری و ترسیم مسیر دست یابی به اهداف انجام می شود . در برنامه ریزی حرفه ای ،برنامه ریزی پروژه محور است . برنامه ریزی پروژه باید ازطریق نرم افزارهای برنامه ریزی رسمی انجام شود .

روش برنامه ریزی مناسب خود را انتخاب کنید .از هر روش مانند انتخاب اهداف ،برنامه ریزی رسمی یاغیررسمی که استفاده کنید چند نکته مهم راباید به خاطر بسپارید ابتدا انتظارات خود را برآورده کنید . به یادداشته باشید تعداد ساعات محدودی دریک روز وجود دارد . سعی نکنید به نتایجی ماورا قابلیت های خود دست یابید .

دوم مدت زمانی را صرف خود کنید برای اینکه به حداکثر عملکرد دست یابید به زمان خواب واستراحت کافی نیاز دارید . اقدام به این عمل سخت تر از تصمیم گرفتن برای انجام آن است . هنگام برنامه ریزی شما می پندارید که به هیچ استراحتی نیاز ندارید یا می توانید فقط چهار ساعت درروز بخوابید کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزایش داده و سطح عملکرد راکاهش می دهد .

۲-۴نکات سودمند برای بهبود کیفیت وقت :

 ۲-۴-۱ از مزاحمت ها جلوگیری کنید

 

همواره پذیرای بازدیدکنندگان می توانند موجب به هم ریختگی شوند که درنهایت منجر به کاهش بهره وری می شود بابستن دراتاق یاحذف ارتباط بصری می توانید به بازدیدکننده بفهمانید که شما مشغول هستید . هر روشی که به کار می برید به خطر بسپارید که نباید هر بازدیدی رابپذیرید .

راه دیگر برای کاهش مزاحمت ها جواب ندادن به تلفن است . تماس های تلفنی می توانند خیلی وقت گیر باشند تماس های تلفنی قطار افکار را ازحرکت بازمی دارند . تماس های تلفنی ممکن است شما را متعهد به انجام کارهایی کنند که آمادگی آنها را ندارید از خاموش کردن زنگ تلفن نترسید وقتی کارتان تمام شد پیغامهای دریافتی راچک کنید .

۲-۴-۲ کنترل کنید

 

کارهایی راکه نیاز دارید انجام دهید می دانید .این کار را در فهرست کارها یادداشت کنید ،کارهای فهرست را اولویت بندی کنید . پیروی از این رهنمودها این تضمین رابه دنبال دارد که شما ابتدا مهمترین فعالیتها راانجام می دهید .

۲-۴-۳ بر بهره ور بودن تاکید کنید نه مشغول بودن

 

تمرکز بر بهره وری کیفیت کاروعملکرد را افزایش می دهد تهیه یک فهرست اولویت بندی شده از کارها به شما کمک می کند که بهره ور باشید ، تمرکز بر انجام مهمترین کارها در ابتدا به شما کمک می کند  که کار بیشتری انجام دهید وآنها را سروقت انجام دهید .

۲-۴-۴سرعت خود راتنظیم کنید

 

مهم است که خود را برای میزان ساعتی که کار می کنید تنظیم کنید . از خود بپرسید که با سرعتی که کارمی کنید می توانید ادامه دهید خود را با تعداد ساعات زیاد کار خسته نکنید مدیریت موثر زمان باید این امکان را فراهم آورد که بتوانید کارهای مورد نیاز را انجام دهید بدون اینکه نیاز باشد تعداد ساعات زیادی را در دوره زمانی بزرگتر مشغول باشید.

۳-مدیریت زمان شخصی

مدیریت زمان شخصی بخش قابل ملاحظه ای از زمان روزانه را صرف می کند . مهارتهای مدیریت زمان شخصی در عمل دارای اشکالاتی هستند . اولویت بندی اهداف شخصی میتواند خیلی مشکل باشد زیرا باید نسبت به فعالیتهای اولویت دار در دسته دوم از اهمیت قرار گیرند . این بخش به شما کمک می کند که اهداف شخصی خود را اولویت بندی کنید بطوری که در برنامه شما قرار گیرند شما روش ((فقط بگو نه))‌ را یاد می گیرید که به شما را در سبک کردن زمانبندی کمک می کند.

 

۳-۱ فقط بگو ((نه ))

در زندگی شخصی خود معمولا با گفتن نه مشکل داریم این موضوع موجب بیشتر تناقضات دروقت ما میشود . به خاطر اکراه طبیعی در گفتن نه ،اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داریم . آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخیص اهمیت اولویت های شخصی ضروری است .

چندین روش برای نه گفتن به صورت غیر مستقیم وجود دارد بطوری که دوستان و خانواده خود را نرنجانید یک ذهن خلاق معمولا قادر خواهد بود از شرایطی که با اولویت موجود وی تناقص دارند خلاصی یابد. اما عذر و بهانه همیشه ضروری نیست . اشکالی ندارد که با افراد روراست بود واقعیت را گفت به افرادی که تقاضای اختصاصی وقت را از شما دارند بگویید که شما مسئولیت هایی به عهده دارید که امکان برآوردن تقاضای آنها رافراهم نمی آورد .

۳-۲ اهداف شخصی

  ۳-۲-۱ هدفگذاری کنید

وقتی بتوانید به صورت موثر ((نه)) بگوئید وقت بیشتری برای تخصیص در دستیابی به اهداف شخصی خود دارید، اهداف حوزه خیلی مهمی از مدیریت زمان شخصی هستند . اهداف به ما کمک می کنید که از طریق ایجاد کار برای ما و اجازه تمرکز برتلاش هایمان زندگی خود را سازماندهی کنیم هنگام هدفگذاری خیلی مهم است آنها را واقعی و قابل دستیابی تعریف کنیم . با تنظیم اهداف از پیش ،به خود اجازه می دهید که یک مسیر استراتژیک به سمت دستیابی به اهداف رابرنامه ریزی کنید

اهدافی را تعریف کنید که به سادگی قابل دستیابی باشند . وقتی به اهداف تعریف شده رسیدید برای هدفی که مشکل تراست اقدام کنید این فرایند رادامه دهید تااینجا که احساس کنید که اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند این فرایند کند است اما به شما کمک می کند که یاد بگیرید چگونه به صورت موفق آمیز به اهداف خود دست یابید . نباید انتظار داشته باشید که تمام انتظاراتتان یک شبه برآورد شوند چرا که یک فرایند تدریجی است .

۳-۲-۲ اهداف خودرااولیت بندی کنید

 

وقتی اهداف خودراتنظیم کردید باید آنها را الویت بندی کنید وقت گذاشتن و اولویت بندی اهداف در مدیریت زمان شخصی موثر حیاتی است . خیلی از ما از این مرحله می پریم اگر چه دوباره مجبور  می شویم که برگردیم .

اهداف رابه صورت روشن تعریف کنید و مشخص کنید که آنها چه هستند و چه اهمیتی دارند . اهدافی که اهمیت کم دارند می توانند به تعویق بیافتند . اجازه دهید اقلامی که به توجه بیشتر نیاز دارند ابتدا انجام شوند . شما می توانید یک فهرست از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید وبه هر یک از اقلام به نسبت اهمیت عددی اختصاص دهید یااینکه فهرستی از اهداف اولویت بندی شده تهیه کنید .

۳-۳ تعلل

 

وقتی زمان مناسب صرف هدفگذاری واولیت بندی کردید می توانید کارهای مورد نیاز هر روز را تعیین کنید اگر کارها رادرزمان موعد آنها انجام ندهید غیر موثر عمل کرده اید تعلل چیزی است که اکثر ماباآن درگیر هستیم اغلب نمی توانیم به کل نتیجه مورد نظر دست یابیم زیرا به خاطر تعلل استرس به ما چیره می شود .

باتعداد زیادی از کارهای انباشته شده بروی هم سخت است که درانجام کارها تعلل نکنیم خصوصا برای کارها ی بزرگتر که به زمان بیشتر ازآنچه که شما دارید نیاز دارند

۳-۴ مزاحمت کمال گرایی  

 

وقتی هدفگذاری واولویت بندی کردید باید از چندین مسئله فرعی که بروز می کنند جلوگیری کنید . یکی از این مسائل تمایل شخص به کمال گرا بودن است این نوع رویکرد می تواند تاثیر زیادی بر مدیریت زمان شخصی داشته باشد . توجه غیر ضروری به جزئیات باعث می شود که دیگر کارها رابه تاخیر بیاندازید . ناتوانی در پاداش دادن به خودمان برای کارهایی که انجام داده ایم مسئله دیگری است که با آن روبرو هستیم . وقتی کاری را انجام دادید شما باید به خود پاداش دهید .پاداش دادن به خود راهی برای ایجاد تعادل بین کار و تفریح است .اگر بتوانیم یادبگیریم که بین کار و تفریح تعادلی برقرار کنیم زندگی سالم تر و شادتری خواهیم داشت .

 

۳-۵ وقت گذاشتن برای همسر

زندگی شخصی شامل چندین حوزه متفاوت است که باید درنظر بگیریم یکی ازاین حوزه ها وقتی است که با همسر خود می گذرانیم این وجهی حیاتی از مدیریت زمان شخصی ماست زیرا خیلی ازاحساسات ما آن را دیکته می کنند .افرادی که وقت کافی برای همسرانشان تخصیص نمی دهند به خاطر دلایلی روابط خود را پر تنش می بینند که می شد از آنها جلوگیری کرد . اغلب همسر خود را درانتهای فهرست اولویت قرارمی دهیم زیرا عادت کرده ایم فرض کنیم که به دلیل برنامه فشرده کاری همسر ما عذر ما را می پذیرد

چندین روش برای افزایش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد .اگر مدت زمان کافی باهمسرتان ندارید زمانهایی رابرای تنها بودن باوی تخصیص دهید و با هم برای تماشای فیلم یاصرف شام بیرون بروید

۳-۶ کارهای مربوط به خانه

هرخانه تعداد زیادی کارهای متفاوت دارد که باید انجام شود . این مسئولیت ها می توانند بار زیادی بر ما وارد کنند اگر برنامه ریزی نشوند با تعداد بسیاری از اولویت ها درزندگی پیچیده امروزی بیشتر مردم نمی توانند وقت اضافه برای انجام کارهای خانه پیداکنند

۳-۷ وقت گذاشتن برای فرزندان

همه قبول دارند که فرزندان دراولویت های بالا همیشه ساده نیست فرزندان وقت قابل ملاحظه ای ازشم امی گیرند ول ازم است که دیگر اولویت ها را همراه با این موضوع برنامه ریزی کنید .

می توانیم وقت خود را با فرزندان بگزرانیم در حالیکه به اتفاق آنه کارهای خانه را انجام می دهیم . بچه ها از مسئولیت لذت می برند و  قادرند که برخی کارهای خانه را انجام دهند خیلی از مسئولیت های داخل و خارج از خانه وجود دارد که شما به عنوان یک خانواده می توانید آنها را با هم انجام دهید در حالی که با هم هستید انجام برخی از کارهای خانه توسط فرزندان ،استرس شما را کاهش می دهد تفویض مسئولیت به فرزندان در سنین کودکی برای آنها سودمند است و مهارتهای مدیریتی آنها را برای سال های بعد افزایش می دهد .

نقش شما به عنوان یکی از والدین فرزندان ، فشار روحی و جسمی در مراقت از آنا را به دنبال دارد شما باید به اتفاق فرزندان به گونه ای برنامه ریزی کنید که این زمانها به حداقل برسند شما می توانید به فرزندان خود توضیح دهید کخ باید کارها و برنامه هایی را انجام دهید و انجام ندادن آنها باعث می شود که به اهداف خود نرسید . فرزندان خیلی اهمیت دارند ولی باید به حجم دیگر کارها و مسئولیت ها توجه داشته باشید .

 

۳-۸ مدیریت میز کار

 

آخرین و مهمترین وجه مدیریت زمان شخصی که مورد بحث قرار می گیرد مدیریت امور دفتری شخصی است میز کار مهمترین چیزی است که همواره باید روزآمد نگاه داشته شود برای موفق بودن ، این موضوع باید جزو اولویت های بالای شما قرار گیرد بدین منظور ابتدا باید میز خود را سازماندهی کنید با داشتن یک میز مرتب و تمیز شما می توانید بهتر کارهای انجام نشده خود را پیدا کنید  وقتی کاغذهای شما مرتب شده باشند می توانید کارهای مربوط به آنها را به بخش های کوچکتر تقسیم کرده و جداگانه هر یک را انجام دهید . روشی که اتاق کار خود را براساس نیاز ترتیب می دهید کلید خبره شدن در کارهایتان است حتی اگر نیازهای شما در پایین ترین حد لازم باشند ، اقلام خاصی وجود دارند که به موفقیت شما کمک میکند اول باید بدانید که به چه مقدار فضا برای بایگانی و ذخیره احتیاج دارید نباید اسناد و مدارک را روی هم بر روی میز انباشته کنید چرا که باعث می شود نتوانید به کارهای مالی و دفتری خود در زمان لازم بپردازید از میزهای دارای چند کشو و فایلهای بایگانی می توانید استفاده کنید متخصصین اعتقاد دارند که باید از یک صندلی مناسب استفاده کرد نوع صندلی انتخابی باید به گونه ای باشد که به شکل مناسب در آن جای گیرد یک صندلی خوب طراح شده باید قابلیت تنظیم داشته باشد بگونه ای که با اندام شما تطابق یابد و این امکان را فراهم آورد که هنگام کار کردن موقعیت راحتی داشته باشید پس از تنظیم ، باید پشت شما را نگه دارد و فشار وارده بر شانه ها ، گردن و دستها را کاهش دهد مطمئناً در این شرایط شما بهتر می توانید بر کار خود تمرکز کنید .

۴ مدیریت زمان و کسب و کار

محیط کسب و کار امروز را می توان با رقابت شدید و سخت آن توصیف کرد . در هر ثانیه از روز اختراعات جدیدی صورت می پذیرد و روش های سنتی ،طول عمر کوتاهتری پیدا می کنند خبر تازه امروز ، یک خبر قدیمی در فردا محسوب می شود و کسانی که با تغییرات پیش نروند عقب خواهند ماند شما باید از تمام منابع موجود خود استفاده  کنید تا با زمان پیش روید .

بزرگترین مانع موفقیت در این بازار ، زمان است . با ساعات نامحدود روزانه می توانستیم سرعت کار را به اندازه رضایت بخش پایین بیاوریم متاسفانه زمان چیزی است که بشر نمی تواند آن را کنترل کند به خاطر این شرایط غیر قابل کنترل ، باید با زمان کار کنیم درک محدودیت های حاصل از زمان و منافع مدیریت زمان کمک می کند  با زمان کار کنیم نه اینکه در مقابل آن قرار کنیم .

روشی که شما زمان خود را استفاده می کنید تعیین کننده موفقیت شماست با این حال ، فلسفه مدیریت زمان از فردی به فرد دیگر متفاوت است و مدیریت زمان برای شما باید بگونه ای باشد که با کار شما مطابقت داشته باشد در این بخش رهنموهایی ارائه می کنیم که به شما در شروع سفر در مدیریت مؤثر زمان کمک خواهند کرد این رهنمودها را به دقت بخوانید و آنها را به گونه ای تطبیق دهید که نیاز شما را برآورده کنند .

۴-۱ مدیریت زمان در کار

رهنمودهای کلی که قبلاً گفته شد می توانید در محل کار شما به کار روند این رهنموده مواردی شامل تحلیل روش گذراندن وقت اولویت بندی فعالیتها و برنامه ریزی است .

۴-۲ کار درست را در زمان درست انجام دهید

حتی با مدیریت مؤثر زمان هم درخواهید یافت که همیشه نمی توان هر کاری را سر وقت انجام داد . اما کارهایی وجو دارند که باید سر وقت انجام شوند و کارهایی نیز هستند که می توان به تاخیر انداخت بر اساس رهنمودهای عمومی مدیریت زمان ، یک فهرست اولویت بندی شده از کارها باید تهیه کنید در سراسر روز کارهایی از فهرست را انجام دهید که بیشترین اولویت را دارند این کار خیلی ساده است و به یک متودولوژی خاص نیاز ندارد در حالی که خیلی از ما کار درست را در زمان درست انجام نمی دهیم انجام کارها بر اساس اولویت کمک می کند که کارها را خوب مدیریت کنید .

۴-۳ قبل از ترک دفتر فهرست کارهای فردا را مرور کنید

فهرست کار را بررسی کنید و کارهای انجام نشده را تعیین کنید کارهای انجام شده را پاک کنید و کارهای انجام نشده را اولویت بندی کنید هنگام اولویت بندی موضوعات اصلی ، کارهایی که قرار است فردا انجام دهید را مرور کنید برای مثال ، اگر فاز دوم پروژه  را آغاز می کنید مستندات تعریف آن فاز را مطالعه کنید این کار باعث می شود اقداماتی را که برای فاز دوم باید انجام دهید بیاد آورید اگر با چند نفر کار می کنید با آنها در مورد کار فردا صحبت دکنید و مطمئن شوید که هر یک می دانند فردا چه کاری باید انجام دهند .

۴-۴ ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید

با استفاده از رهنمودهای ارائه شده در بخش ۲ ، تعیین کنید که در ساعات مختلف روز چه احساسی دارید این تمام تحقیقی است که نیاز دارید تا بتوانید ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید ساعاتی که بیشترین انرژی را داشته اید ، انگیزش بالا داشته اید و تماماً متمرکز به کارتان بوده اید را بشمارید این ساعات زمانی هستند که در آن باید مشکل ترین کارهایتان را انجام دهید از مزایای ساعت اوج کاری استفاده کنید .

۴-۵ از جلسات حداکثر استفاده را ببرید

برای برگزاری جلسه چهار نکته را باید در نظر بگیرید اولین نکته این است که جلسه را هنگامی برگزار کنید موضوع آن اتفاق افتاده باشد .جلسات دوره ای اغلب نیاز نیست اما اگر این زمان را تخصیص دهید با بحث های مختلف پر می شود . بنابراین جلسات را بر  اساس نیاز تشکیل دهید نه بر اساس قاعده . دومین رهنمود برای تشکیل جلسه تنظیم دستور جلسه است . دستور جلسه باید هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد . حوزه های بحث باید اولویت بندی شوند جلسات ساخت یاقته افراد را بر موضوع مورد بررسی متمرکز می کنند این کار منجر به جلسات کوتاه تر و پر بارتر می شود . توزیع دستور جلسه در زمان مناسبی پیش از تشکیل جلسه ، به افراد  این امکان را می دهد که خود را برای جلسه آماده کنند این اقدامات باعث می شود که جلسات شما مؤثر و آموزنده تر شوند .

سومین رهنمود برای تشکیل جلسات تنظیم دقیق زمان جلسه است ساعت تشکیل جلسه تاثیر زیادی بر خروجی جلسه خواهد داشت . برای مثال ، اگر شما می دانید که افرادی در جلسه هستند که تمایل دارند جلسه را پیش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند زمان جلسه را برای پیش از نهار یا برای ساعت پایانی روز تنظیم کنید این باعث می شود افراد انگیزه بیشتری برای تمرکز و توجه داشته باشند نکته چهارم این است که جلسات را در در ساعات غیر معمول برگزار کنید اگر با تاخیر و کندی روبرو می شوید .

۴-۶ به صورت مؤثر تفویض کنید

تفویض زمان بیشتری ایجاد میکند اما این کار همیشه به سادگی قابل انجام نیست . در حقیقت خیلی از افراد با تفویض کارها مشکل دارند این به چند دلیل رخ می دهد گاهی اوقات توضیح انجام یک کار به فرد دیگر بیش از انجام کار توسط خود طول می کشد اما اگر آینده نگر باشید متوجه می شوید که اگر یک وقت اضافی صرف کنید می توانید در آینده نیز کار مورد نظر را تفویض کنید . دلیل دیگر عدم تفویض کمال گرایی است وقتی تفویض می کنید به افراد اجازه می دهید که اشتباه کنند اگر شما تحمل تصحیح اشتباهات را داشته باشید آنگاه افرادی بیشتری یاد می گیرندکه کار مورد تفویض را به صورت مناسب انجام دهند دلیل آخر عدم تفویض ترس از کاهش قدرت است این وجه از تفویض چیزی  است که ما با آن روبرو خواهیم بود به چیزی که از تفویض بدست می آورید فکر کنید نه به چیزی که از دست می دهید .

وقتی توانستید بر ترس های خود از از تفویض کردن غلبه کنید باید یاد بگیرید که چگونه به صورت اثربخش تفویض کنید ابتدا تعیین کنید که چه چیزی باید تفویض شود به فهرست اولویت بندی شده کارها نگاه کنید این فهرست در تعیین کارهای نیازمند تفویض کمک می کند سپس افراد توانا و مشتاق انجام کار انتخاب شده برای تفویض را انتخاب کنید بیاد داشته باشید که کل کار را تفویض کنید کار و چیزی که مورد انتطار است را توضیح دهید قدم بعدی این است که اجازه دهید فرد کار را انجام دهد کار را در زمانهای از پیش تعیین شده مورد بررسی قرار دهید دائماً بالا سر کار نایستید زیرا این کار فقط عملکرد را کاهش می دهد .

۴-۷ میز خود را مرتب کنید

فردی که روی میز شلوغ و درهم برهم کار می‌کند به طور متوسط روزی یک ساعت و نیم دنبال چیزهای خود روی میز می‌گردد. عامل اصلی به هم ریختگی روی میز، کاغذ است. کاغذها باید دسته‌بندی و بایگانی شوند،‌ یا به دیگر همکاران مربوط داده شوند یا دور ریخته شوند. نیازی نیست که انبوهی از کاغذ به مدت نامحدود روی میز باشد. بعد از مرتب کردن روی میز به سراغ کشوها بروید. مرتب کردن میز کافی نیست، هر روز آن را تمیز کنید. مرتب نگهداشتن میز هفت ساعت و نیم به هفته کاری اضافه می‌کند.

۴-۸ روش‌ها را مناسب خود تطبیق دهید

توجه به این نکته مهم است که رهنمودهای ارائه شده در این مقاله کلی هستند. این رهنمودها نقطه شروعی برای توسعه سیستم مدیریت زمان است. برای مدیریت موفق زمان،‌ باید یک سیستم مدیریت زمان مناسب خود طراحی کنید.

منابع وماخذ

هیندل ،تیم

مدیریت زمان /تیم هیندل ،مترجم شفیع الهی – تهران :نشر سارگل ،۱۳۸۳.

تست مدیریت زمان


مشاوره رایگان همین حالا تماس بگیرید!!
دوره های حضوری و غیر حضوری از تمام کشور
مشاوره رایگان دوره های مدیریت : 05138911180 و یا 09303702299